Viele Großhändler haben die E-Rechnung längst gelöst. Im ERP. Wer den Bund beliefert, schreibt seit Ende 2020 E-Rechnungen nach EN 16931, und die Buchhaltung kennt strukturierte Belege aus dem EDI-Alltag. Das eigentliche Risiko sitzt woanders: im Shopware-Shop, der nebenbei auch Rechnungen erzeugen kann, und im Kundenkonto, in dem der Einkäufer den Beleg erwartet.
Genau dort wird es teuer. Angenommen, eine Bestellung umfasst 40 Positionen, 28 davon sofort lieferbar, und der Shop ist so eingestellt, dass er beim Bestelleingang eine Rechnung über alle 40 erzeugt. Das ERP fakturiert die Teillieferung über 28 und zwei Wochen später den Rest.
Beim Kunden liegen jetzt drei Belege mit drei Nummern, die zusammen das Doppelte der Bestellung berechnen. Seine Kreditorenbuchhaltung weist sie zurück, und bezahlt wird erst, wenn bei dir jemand die Shop-Rechnung storniert und erklärt, welche Belege gelten. Zwei Systeme, die beide Rechnungen schreiben können, und eine Pflicht, die nur eines erfüllen muss.
E-Rechnungspflicht 2027: Welche Fristen für den Großhandel gelten
Als Großhändler im Mittelstand bist du ab der ersten Lieferung im Januar 2027 dran, EDI-Strecken ausgenommen (dazu unten mehr). Die 800.000-Euro-Schwelle für kleine Aussteller spielt für dich keine Rolle.
§ 14 UStG definiert die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Zulässig ist auch ein zwischen beiden Seiten vereinbartes Format, sofern sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahieren lassen. Für Leistungen zwischen zwei inländischen Unternehmern ist die E-Rechnung Pflicht.
Für die Fristen zählen drei Daten. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025; laut BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026) reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du sie für Umsätze ab dem 1. Januar 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht im inländischen B2B für alle Unternehmen, mit dauerhaften Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Nach den Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG bleibt Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF für Umsätze 2027 nur Ausstellern bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz erlaubt. Stand dieses Textes ist Oktober 2026; eine Rechts- oder Steuerberatung ersetzt er nicht.
Am Jahreswechsel entscheidet der Leistungszeitpunkt. Was ab Januar 2027 geliefert wird, braucht eine E-Rechnung, auch wenn der Auftrag aus dem Dezember stammt. Für Dezember-Lieferungen erlaubt § 27 Abs. 38 Nr. 1 Papier oder PDF nur, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt ist. Geh das mit deiner Steuerberatung durch, bevor du das ERP umstellst. Deine Sammelrechnung über die Dezember-Abrufe, die am 5. Januar rausgeht, muss bereits eine E-Rechnung sein.
ERP, Shop oder Kundenkonto: Wer erzeugt die E-Rechnung im Großhandel?
Hier fällt die Architekturentscheidung. Ein Großhändler fakturiert selten nur Shop-Bestellungen. Telefonaufträge, EDI-Orders, Außendienst, Teillieferungen, Sammelrechnungen zum Monatsende, Boni und Gutschriften laufen durch das ERP. Schreibt der Shop zusätzlich eigene Rechnungen, hast du zwei Nummernkreise und zwei Stellen, an denen Stammdaten auseinanderlaufen.
Der Kunde ändert im Shop seine Rechnungsadresse, das ERP erfährt nichts davon, die XRechnung aus dem ERP trägt die alte Adresse und die Shop-Rechnung die neue. Welche gilt?
Meine Empfehlung ist deshalb, dass im Großhandel das ERP die E-Rechnung erzeugt, ob es Business Central, eNVenta oder SAP Business One heißt. Der Shop ist Auftragsquelle und Anzeigefläche, bei OXID genauso wie bei Shopware.
Er übergibt die Bestellung mit Kundennummer, Lieferadresse und der Bestellreferenz des Kunden, das ERP fakturiert und spielt den fertigen Beleg zurück, und das Kundenkonto bietet XML oder ZUGFeRD-PDF zum Download an. Dieser Belegrückfluss gehört ins Lastenheft deiner ERP-Anbindung, sonst endet die Integration bei Preisen und Beständen und der Einkäufer ruft wegen der Rechnung an.
Shopware selbst kann seit Version 6.6.10.0 E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erzeugen, als separate XML-Datei oder eingebettet ins PDF, nach EN 16931 (Shopware Release News, Februar 2025). Für einen reinen Onlinehändler ohne ERP ist das brauchbar.
Mit Teillieferungen und Monatsgutschriften kippt es. Der Core nutzt fest das XRechnung-3-Profil und schreibt die Shop-Bestellnummer in das Feld BT-10 (Käuferreferenz), wie der Quellcode des ZugferdBuilder zeigt. Die Kennung, die dein Kunde dort erwartet, etwa seine Lieferantennummer für dich, kommt so nicht hinein. Eine Sammelrechnung über 14 Abrufe eines Monats kennt der Shop nicht, er kennt Belege pro Bestellung. Und Stornorechnungen für eingebettete ZUGFeRD-Belege fehlten anfangs ganz (GitHub-Issue #7495, geschlossen im Juni 2025).
Auch das Format selbst bewegt sich im ersten Pflichtjahr. Anerkannt sind laut BMF XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. XRechnung 3.0 gilt laut KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027, die finale Fassung von 4.0 wird für das Frühjahr 2027 erwartet, und ZUGFeRD wird ebenfalls laufend fortgeschrieben. Diese Logik und die Versionspflege gehören in das System, dessen Hersteller Updates liefert und das deine Buchhaltung ohnehin betreibt.
| Aufgabe | ERP | Shopware-Shop | Kundenkonto |
|---|---|---|---|
| Auftrag annehmen | Telefon, EDI, Außendienst | Online-Bestellung, Punch-out | nein |
| E-Rechnung erzeugen (XRechnung, ZUGFeRD) | führend | nur ohne ERP sinnvoll | nein |
| Stammdaten (USt-IdNr., Bestellreferenz, Leitweg-ID bei B2G) | führend | synchronisiert | Anzeige, Korrektur mit Rückfluss |
| Storno, Gutschrift, Sammelrechnung | ja | eingeschränkt | nein |
| Beleg zustellen und archivieren | Versand und Archiv | Download-Link | Download |
Das Kundenkonto ist dabei mehr als ein Download-Ordner. Der Einkäufer bestellt, aber seine Buchhaltung braucht das XML, und ob sie es sieht, legen Rollen und Freigaben fest, wie sie die B2B Components mitbringen. Sieht sie es nicht, fordert sie es per Mail an, und dein Innendienst schickt es von Hand.
Kurz gesagt: Das ERP schreibt, der Shop bestellt, das Konto zeigt. Jede Abweichung davon musst du begründen können.
Die Leitweg-ID-Debatte im Shopware-Forum, nüchtern sortiert
Zur Leitweg-ID in Shopware läuft im Shopware-Forum seit März 2024 ein Thread zur E-Rechnungspflicht, und eine Sorge kehrt darin immer wieder: „XRechnung könnte ein Problem bei Shopware geben: gibt ja derzeit kein Feld mit der Leitweg-ID.“ Als Auswege wurden ein Registrierungsfeld, ein Custom Field im Checkout oder das Kommentarfeld diskutiert.
Stell dir das Kommentarfeld bei drei Bestellungen vor. Kunde A trägt die Leitweg-ID korrekt ein, Kunde B schreibt „Leitweg siehe letzte Bestellung“, Kunde C lässt das Feld leer. Keiner der drei Werte landet in einem Feld, aus dem das ERP fakturiert.
Das BMF beantwortet die Frage in seiner FAQ (Frage 6) eindeutig: Für E-Rechnungen zwischen Unternehmen wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Sie ist nur erforderlich, wenn die Rechnung an eine Behörde geht. Das Feld BT-10, in dem im B2G die Leitweg-ID steht, ist dasselbe, in das der Shopware-Core die Shop-Bestellnummer schreibt. Im B2B darf es umsatzsteuerlich einen Platzhalter wie „-“ tragen oder eine Kennung, die dein Kunde selbst vergibt.
Deine B2B-Kunden brauchen damit keine Leitweg-ID, und du musst dafür nichts in den Shopware-Checkout bauen. Belieferst du Behörden, brauchst du sie trotzdem. Für Bundesstellen gilt seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung des Bundes, für Länder und Kommunen die jeweilige Landesregelung, beides neben dem UStG (BMF-FAQ, Frage 4a). Stadtwerke in Unternehmensform sind umsatzsteuerlich B2B; ob sie trotzdem eine Leitweg-ID verlangen, teilen sie mit Vertrag oder Bestellung mit.
In allen diesen Fällen gehört die Leitweg-ID als Stammdatum des Kunden ins ERP. Das Kundenkonto darf sie anzeigen und zur Korrektur anbieten; führend bleibt das ERP.
Der EDI-Sonderfall: Warum deine EDIFACT-Strecken 2027 nicht automatisch durch sind
Großhandel heißt EDI. Laut B2B-Marktmonitor des ECC Köln setzten Großhandel und Hersteller 2025 knapp 1,6 Billionen Euro über digitale Vertriebskanäle um, EDI eingeschlossen. Nur 549 Milliarden Euro davon liefen über Onlineshops und Marktplätze, der größere Rest über andere digitale Kanäle, darunter EDI (Pressemitteilung vom 5. Oktober 2026).
§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG erlaubt es, für Umsätze des Jahres 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiter per EDI nach der Empfehlung 94/820/EG zu fakturieren, auch wenn das Format nicht der EN 16931 entspricht. Diese Ausnahme gilt unabhängig vom Umsatz und endet am 31. Dezember 2027. Danach bleibt EDIFACT nur zulässig, wenn sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig aus dem Format extrahieren lassen (BMF-FAQ, Frage 7).
Das Jahr mehr für EDI ist Aufschub, keine Entwarnung. Für jede Strecke stellt sich dieselbe Frage. Bleibt EDIFACT, oder stellst du den Kunden auf XRechnung um? Bleiben heißt, dass sich die Pflichtangaben vollständig aus der INVOIC-Nachricht ableiten lassen müssen und jemand das belegen kann. Umstellen heißt, dass der Kunde die XRechnung in seinem System verarbeiten können muss, und das klärst du mit jedem EDI-Partner einzeln. Beide Antworten liegen im ERP, weil dort die EDI-Mappings liegen.
Nimm einen Abnehmer, der seit Jahren INVOIC-Nachrichten über einen EDI-Dienstleister bekommt. Ob jede davon alle Pflichtangaben trägt, hat womöglich nie jemand geprüft, weil bisher bezahlt wurde. Was du dafür zuerst brauchst, ist eine Kundenliste mit dem Belegkanal je Kunde: EDI, E-Rechnung aus dem ERP oder Shop-Beleg.
Sechs Fragen vor dem Jahreswechsel
Wo du eine Frage nicht sauber beantworten kannst, liegt deine Aufgabe.
- Erzeugt dein ERP heute EN-16931-konforme Belege, XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, und hat jemand eine echte Rechnung durch einen Validator geschickt?
- Schreibt dein Shopware-Shop parallel eigene Rechnungen? Wenn ja: abschalten oder bewusst zum einzigen Belegweg machen.
- Fließen Rechnungen, Stornos und Gutschriften aus dem ERP zurück ins Kundenkonto, oder endet die Schnittstelle bei Preisen und Beständen?
- Liegen USt-IdNr., die Bestellreferenz des Kunden und bei B2G-Kunden die Leitweg-ID als Stammdaten im ERP, und sieht der Kunde sie im Shop?
- Welche Kunden laufen über EDI, und was steht in der Vereinbarung über Format und Extraktion?
- Wer zieht Formatversionen nach, wenn XRechnung 4.0 verbindlich wird, frühestens nach dem 31. Juli 2027?
Wenn du drei dieser Fragen nicht beantworten kannst, ist das kein Plugin-Problem. Dann fehlt die Rollenverteilung, und ein Shopware-B2B-Projekt mit ERP-Anbindung muss sie zuerst festschreiben, bevor irgendwer Formate konfiguriert. Externe Hilfe lohnt sich beim Zuschnitt der Schnittstelle. Das Häkchen in den Dokumenteinstellungen setzt du selbst.
Fazit: Der Shop gewinnt, wenn er keine Rechnung schreibt
Im Großhandel ist die E-Rechnungspflicht vor allem eine Zuständigkeitsfrage. Das Format ist der lösbare Teil, und Shopware kann es seit 6.6.10.0 auch. Das Problem ist, dass ERP und Shop es beide können und niemand entschieden hat, wer es soll. Diese Entscheidung kostet eine Sitzung mit Buchhaltung, IT und E-Commerce und spart dir Supportanrufe, die den Innendienst binden.
Der Zeitpunkt dafür ist ungünstig und deshalb richtig. Laut BGA-Großhandelsumfrage vom Oktober 2026 planen 34 Prozent der befragten Großhändler Personalabbau, 47 Prozent halten den Stand. Wer Stellen abbaut oder nur hält, kann sich keinen Rechnungsweg leisten, der Stornos von Hand erzeugt.
Geh die sechs Fragen durch, bevor du den Jahreswechsel im ERP konfigurierst. Dann bekommt die Bestellung über 40 Positionen zwei Belege statt drei, und beide passen zur Lieferung.
