E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist im deutschen Umsatzsteuerrecht kein PDF und kein Scan, sondern ein eng definierter Datensatz. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist sie „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht".

Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier ebenso wie ein PDF im E-Mail-Anhang, ein Foto des Lieferscheins oder eine Word-Datei. Diese Unterscheidung wirkt akademisch, entscheidet aber darüber, ob eine Rechnung im B2B-Geschäft ab 2027 noch ordnungsgemäß ist.

Grundlage ist die Neufassung des § 14 UStG. Die Verwaltungsauffassung dazu steht im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, das den Umsatzsteuer-Anwendungserlass entsprechend angepasst hat. Es ist die maßgebliche Auslegungsquelle für alle Zweifelsfragen der Praxis.

Was ein Format zur E-Rechnung macht

§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG lässt zwei Wege zu. Entweder das Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 und der zugehörigen Syntaxliste nach der Richtlinie 2014/55/EU. Oder Aussteller und Empfänger vereinbaren ein abweichendes Format. Dann muss es die richtige und vollständige Extraktion aller Pflichtangaben in ein EN-16931-konformes Format erlauben.

Der zweite Weg zielt vor allem auf etablierte EDI-Verfahren, die in Handel und Automotive seit Jahrzehnten laufen. Sie sterben durch die Reform nicht, brauchen aber die Extraktionsfähigkeit und eine Vereinbarung mit dem Rechnungsempfänger.

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Es besteht aus der CIUS XRechnung und der Extension XRechnung, wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats gepflegt und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um (XStandards Einkauf). Öffnest du eine XRechnung im Texteditor, siehst du XML und sonst nichts.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Eine PDF/A-3-Datei trägt den XML-Datensatz eingebettet mit sich. Für Menschen ist die Rechnung lesbar, für Maschinen auswertbar, und es bleibt eine einzige Datei.

Hier steckt die Detailfalle, an der Projekte scheitern. Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, aber ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile enthalten zu wenige Felder und bleiben damit sonstige Rechnungen, auch wenn die Datei technisch nach ZUGFeRD aussieht.

Vorsteuerabzug bei Hybridformaten

Bei ZUGFeRD gilt der strukturierte Teil als führend. Weichen XML und sichtbares PDF voneinander ab, ist der XML-Datensatz maßgeblich. Das BMF stellt zudem klar: Ein Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich. Geringfügige, technisch begründete Abweichungen im Bildteil sind unschädlich, solange der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück bleibt.

Ergänzende Angaben wie eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen dürfen als Anhang in der E-Rechnung mitgeführt werden. Ein bloßer Link auf ein externes Ziel genügt ausdrücklich nicht. Wer Leistungsnachweise heute per Download-Link beilegt, muss diesen Prozess umbauen.

Die Fristen

Zwei Pflichten laufen unabhängig voneinander: die Empfangspflicht und die Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht ist die unangenehmere, weil sie ohne Übergangsfrist gilt und bereits seit dem 1. Januar 2025 greift.

Der Schwellenwert von 800.000 Euro steht in § 27 Abs. 38 UStG. Gemeint ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 zählt also das Geschäftsjahr 2026. Wer knapp darunter liegt, gewinnt genau ein Jahr.

Wichtig für die Empfangsseite: Das BMF stellt klar, dass ein Unternehmer, der technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, kein Anrecht auf eine Papierrechnung hat. Der Aussteller hat seine Pflichten erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa über ein Sendeprotokoll.

Ausnahmen

Drei Fallgruppen dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Das BMF-Schreiben nennt sie ausdrücklich und verweist dabei auf die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise für die Beförderung von Personen (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach der Sonderregelung des § 19 UStG (§ 34a UStDV)

Achtung bei der Symmetrie: Die Ausnahme betrifft nur das Ausstellen. Ein Kleinunternehmer darf weiter Papier schreiben, muss aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Diese Asymmetrie überrascht in Beratungsgesprächen fast jeden Betroffenen.

Außerhalb der Ausnahmen gilt die Pflicht breit. Sie erfasst auch Gutschriften, Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG sowie Fälle, in denen der Empfänger Kleinunternehmer ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt, etwa ein Wohnungsvermieter.

Übermittlung: kein zentrales Portal, keine Vorgabe

Deutschland hat sich bewusst gegen eine staatliche Plattform entschieden. Zulässig sind laut BMF unter anderem E-Mail, Download über ein Internetportal, EDI, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle und der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort.

Auf welchen Weg und welches Format sich die Parteien einigen, ist ausdrücklich zivilrechtlich zu klären, nicht umsatzsteuerlich. Für den Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich. Das nimmt vielen Projekten unnötige Komplexität.

In größeren Lieferketten setzt sich Peppol als Transportnetz durch, weil es Adressierung und Zustellung standardisiert. Pflicht ist es nicht. Für einen Mittelständler mit dreißig Rechnungskunden ist E-Mail plus Validierung meist die günstigere und robustere Lösung.

Archivierung und GoBD

Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahrst du ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.

Eine Entwarnung enthält das BMF-Schreiben trotzdem. Allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems begründet für Zwecke der Umsatzsteuer regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG. Für die übrigen steuerlichen Zwecke verweist das Schreiben auf die GoBD-Grundsätze in ihrer jeweils geltenden Fassung.

Umsetzung in ERP und Shop

Technisch ist die E-Rechnung kein Großprojekt, organisatorisch schon. Der Aufwand liegt selten im Erzeugen des XML, sondern in den Stammdaten. Fehlende Leitweg-IDs, unvollständige Käuferreferenzen und uneinheitliche Steuersatz-Kennzeichen sind die häufigsten Blocker.

Das BMF unterscheidet zwei Fehlerklassen, und der Unterschied ist praxisrelevant. Ein Formatfehler bedeutet, dass die Datei die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht erfüllt. Dann liegt schlicht keine E-Rechnung vor. Ein Geschäftsregelfehler dagegen ist ein Verstoß gegen die fachlichen Prüfregeln des Formats, etwa ein fehlendes Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference".

Daraus folgt eine klare Empfehlung: Validiere jede ausgehende E-Rechnung automatisiert vor dem Versand. Das BMF verweist ausdrücklich auf geeignete Validierungsanwendungen. Ein Validator im Ausgangsprozess kostet wenige Personentage und verhindert Rechnungsläufe, die reihenweise zurückkommen.

Im Zusammenspiel mit dem ERP-System gibt es zwei Muster. Entweder das ERP erzeugt und liest die Formate selbst, was bei aktueller Standardsoftware zunehmend der Fall ist. Oder ein Konverter sitzt als Middleware davor, was bei Altsystemen und gewachsenen Landschaften der pragmatischere Weg ist.

Für Onlineshops kommt der Rechnungsversand hinzu. Verkaufst du B2B, muss die Rechnung ab der jeweiligen Pflichtstufe als E-Rechnung heraus, nicht als PDF im Bestellbestätigungs-Mail. Weil der Eingang außerdem strukturiert ankommt, lohnt sich hier meist gleich die Prozessautomatisierung der Rechnungsprüfung.

Realbeispiel: Der Bund verlangt XRechnung seit 2020

Wer das für neu hält, hat die B2G-Seite verpasst. Nach § 3 Abs. 1 der E-Rechnungsverordnung müssen Rechnungssteller gegenüber Bundesbehörden elektronisch abrechnen. Diese Pflicht ist am 27. November 2020 in Kraft getreten, ausgenommen sind im Wesentlichen Direktaufträge bis 1.000 Euro.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Elektrogroßhändler mit 42 Beschäftigten und 14 Mio. Euro Umsatz liefert seit Jahren an Bundeseinrichtungen und stellt dafür bereits XRechnungen über ein Verwaltungsportal. Für die B2B-Pflicht ab dem 1. Januar 2027 ist das Format also gelöst.

Offen bleibt bei ihm der Eingang. Rund 900 Lieferantenrechnungen im Jahr kommen als PDF, werden gedruckt, abgezeichnet und gescannt. Genau dieser Prozess bricht, sobald die Lieferanten strukturiert liefern. Der Umbau betrifft nicht die Fakturierung, sondern die Kreditorenbuchhaltung.

Die Lehre daraus verallgemeinert sich gut. Wer B2G bereits abrechnet, hat die Ausgangsseite meist im Griff und unterschätzt die Eingangsseite. Wer noch nie eine XRechnung gesehen hat, unterschätzt in der Regel die Stammdatenarbeit.

Ausblick: ViDA

Auf EU-Ebene läuft die Reform „VAT in the Digital Age" (ViDA). Nach derzeitigem Stand hat der Rat das Paket im März 2025 angenommen; eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung mit digitaler Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ist für Juli 2030 vorgesehen.

Für die Planung heißt das vor allem eines: Die deutsche Pflicht ist keine Insellösung, die man mit einer Übergangsbastelei aussitzen kann. Wer 2026 oder 2027 auf strukturierte Formate umstellt, baut die Grundlage für den EU-Schritt gleich mit. Solange die nationale Umsetzung nicht vorliegt, bleiben Details offen.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format. Es fehlt der strukturierte, maschinell auswertbare Datensatz. Erst als PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) wird daraus eine E-Rechnung.

Brauche ich die Zustimmung des Empfängers?

Für eine E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer nicht. Das BMF-Schreiben stellt ausdrücklich klar, dass die Ausstellung keine Zustimmung erfordert. Zustimmungspflichtig ist der umgekehrte Fall: eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format, also klassisch das PDF.

Gilt die Pflicht auch gegenüber Privatkunden?

Nein. Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG betrifft Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Im B2C-Geschäft bleibt alles beim Alten. Ein Shop mit gemischtem Kundenstamm braucht deshalb zwei Rechnungswege.

Reicht es, die XML-Datei als PDF auszudrucken und abzulegen?

Nein. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form, acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder ein gerendertes Bild erfüllt diese Anforderung nicht, weil die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht.

Was passiert, wenn eine eingehende E-Rechnung fehlerhaft ist?

Das kommt auf die Fehlerklasse an. Bei einem Formatfehler liegt keine E-Rechnung vor, die Rechnung ist zurückzuweisen. Bei einem Geschäftsregelfehler oder fehlenden Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG liegt eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor, die berichtigt werden muss. Eine Validierungsanwendung trennt beides zuverlässig.