Die Liegezeit, die dich Aufträge kostet, erfasst kein MES. Sie beginnt, wenn in der Arbeitsvorbereitung eine Mail mit vier PDF-Anhängen eingeht, und endet, wenn jemand die erste Zahl in die Kalkulation tippt. In dieser Lücke gehen Anfragen verloren, die du technisch längst gewonnen hättest.
Ein konstruiertes Beispiel, wie alle Fälle in diesem Text: Um 16:40 Uhr kommt eine Anfrage über 250 Laserteile aus 3 mm S235JR herein, zwei Kantungen, eine Passbohrung H7, keine Oberflächenangabe. Wenige Minuten später, noch vor Feierabend, liegt sie sortiert bei der AV. Werkstoff, Dicke, Stückzahl und Termin sind erkannt, die H7-Bohrung ist als kalkulationsrelevant markiert, die fehlende Oberfläche als Rückfrage. Kalkuliert hat noch niemand. Die Vorarbeit, für die sonst jemand Schriftfeld und Mailtext abtippt, ist erledigt.
Für einen Lohnfertiger, der die Angebotserstellung automatisieren will, ohne das ERP anzufassen, reicht genau diese Vorarbeit als erster Schritt.
Der Engpass liegt im Postfach
Seit 2019 summiert sich der Stellenabbau in der Metall- und Elektroindustrie auf fast 350.000, meldet Gesamtmetall am 14. Oktober 2026 (gesamtmetall.de). Mit jeder abgebauten Stelle geht Erfahrungswissen, das in keiner Stammdatentabelle steht: das Gespür für Zeichnungen, Werkstoffe und realistische Rüstzeiten.
Die Anfragen kommen trotzdem, und sie kommen anders als früher. Plattformen wie Laserhub werben mit einem „24/7 Sofort-Angebot“ und nennen über 13.000 Kunden (Stand Oktober 2026, laserhub.com). Einkäufer, die dort bestellen, dürften diese Reaktionsgeschwindigkeit bald auch von dir erwarten.
Dass die Zeit vor der Halle verloren geht, steht ausgerechnet auf der Startseite eines Kalkulationsanbieters. KeMeta, spezialisiert auf automatisierte Angebotskalkulation für Blech- und Rohrteile, schreibt dort: „Viele Fertigungsunternehmen verlieren nicht in der Produktion wertvolle Zeit, sondern davor: in der Angebotsphase.“ (kemeta-software.de)
Was ein KI-Agent in der Angebotsanfrage liest: Schriftfeld, Maße, Toleranzen
Ein RFQ-Agent liest. Er hat Zugriff auf dein Postfach und ein paar klar definierte Werkzeuge, und seine erste Aufgabe ist Triage: Anfrage, Nachbestellung, Reklamation oder Werbung? Erst danach beginnt die Arbeit am Anhang.
In der PDF-Zeichnung interessiert ihn zuerst das Schriftfeld. Dort stehen Zeichnungsnummer, Revision, Werkstoff (etwa 1.4301, S235JR oder AlMg3), Blechdicke oder Rohmaß, Oberflächenangabe und die Allgemeintoleranz. Aus dem Zeichnungskörper holt er Außenmaße, Anzahl der Biegungen oder Bearbeitungsseiten, Gewinde und enge Einzeltoleranzen, die später die Maschinenwahl bestimmen. Aus dem Mailtext kommen Stückzahl, Losgrößen-Staffel, Wunschtermin, Lieferadresse und Sonderwünsche wie Zeugnisse nach EN 10204.
Ob ein Agent brauchbar oder gefährlich ist, entscheidet sich an dem, was er nicht sicher lesen kann. Ein guter Agent gibt zu jedem Feld eine Konfidenz zurück und markiert, was unsicher ist: eine gescannte Handskizze, ein überstempeltes Schriftfeld, eine Toleranz, die im Maßbild steht, aber nicht im Text.
Diese Felder landen als offene Punkte bei der AV, die fehlende Oberfläche aus dem Beispiel oben als Rückfrage. Ein schlechter Agent würde dort einfach „ohne“ eintragen. Dann fehlt in der Kalkulation eine Verzinkung, die der Kunde stillschweigend erwartet.
Übergabe ins ERP: anlegen ja, entscheiden nein
An der Übergabe entscheidet sich, ob der Agent der AV hilft oder ihr Arbeit macht. In Proalpha oder abas legt er einen Anfrage- oder Interessentendatensatz an, hängt Mail und Zeichnung an, schlägt vorhandene Artikel oder Vorgängerprojekte zur gleichen Zeichnungsnummer vor und übergibt ein strukturiertes Kalkulationsblatt. In PSIpenta und SAP Business One ist das Muster dasselbe, nur die Objekte heißen anders. Preise schreiben, Angebote versenden und Stammdaten ändern liegen außerhalb seiner Rechte.
Nimm die Zeichnungsnummer 4711. Der Agent findet dazu einen Vorgängerartikel und schlägt ihn vor. Was er nicht sieht: Die neue Anfrage trägt Revision C, der Artikel im ERP wurde nach Revision A kalkuliert, und dazwischen ist die Toleranz an der Bohrung enger geworden.
Ginge der alte Preis ohne Freigabe raus, wüsste niemand von der neuen Toleranz. So sieht die Kalkulation den Vorschlag, erkennt den Revisionssprung, ergänzt Rüstzeit und Materialzuschlag und gibt frei. Erst dann entsteht das Angebot im ERP.
Wir empfehlen, Lese- und Schreibrechte des Agenten auf genau die Objekte zu beschränken, die er braucht, und jeden Schreibvorgang zu protokollieren. Wie eine Anbindung mit expliziter Tool-Allowlist und Freigabe für jeden schreibenden Aufruf technisch aussieht, steht im Beitrag zu MCP-Servern für ERP und CRM.
Kurz gesagt: Der Agent ist die Vorzimmerkraft der Kalkulation. Er sortiert, liest vor und legt die Akte an. Unterschreiben tut jemand anderes.
KI-Agent oder KI-Kalkulationstool: Was zur Kalkulation beim Lohnfertiger passt
Unsere Empfehlung vorweg: Wenn 80 Prozent deiner Anfragen saubere STEP-Dateien für Laserteile sind, kauf ein Kalkulationstool und lass den Agenten weg. Kommen deine Anfragen als Mail mit PDF, Skizze und drei Rückfragen, liefert der Agent dem Tool überhaupt erst sauberen Input. Je weiter dein Teilespektrum von Standard-Laserteilen entfernt ist, desto wahrscheinlicher ist die zweite Variante. Die stärkste Kombination ist dann: Agent vorne, Tool oder Mensch in der Mitte, ERP hinten.
| Kriterium | KI-Agent für den Anfrageeingang | KI-Kalkulationstool |
|---|---|---|
| Kernaufgabe | Mail und Zeichnung verstehen, Daten strukturieren, ERP-Datensatz anlegen | Geometrie analysieren, Zeiten und Kosten berechnen, Preis vorschlagen |
| Typischer Input | Unstrukturierte Mail, PDF-Zeichnung, Scan, Rückfragen | CAD-Datei (STEP, DXF) oder auswertbare Zeichnung, hinterlegte Maschinen- und Stundensätze |
| Ergebnis | Vollständige Anfrage mit offenen Punkten, bereit zur Kalkulation | Angebotspreis, oft mit PDF-Angebot |
| Stärke | Funktioniert mit dem Chaos, das wirklich im Postfach liegt | Reproduzierbare Kalkulation für Standardprozesse (Laser, Kanten, Fräsen) |
| Grenze | Liefert keinen Preis | Braucht Geometriedaten und gepflegte Kalkulationsregeln; exotische Teile bleiben Handarbeit |
Härter wird es bei einer Schweißbaugruppe aus neun Teilen, drei davon als Handskizze, eines als Foto vom Werkstatttisch. Ein Kalkulationstool, das auf CAD-Daten rechnet, hat für vier der neun Teile nichts in der Hand. Der Agent sortiert, was da ist, übernimmt die fünf sauberen Teile als Positionen in den Anfragedatensatz und formuliert die fehlenden CAD-Dateien als Rückfrage an den Kunden. Die AV fängt in dem Fall mit einer sortierten Akte an, und die Rückfrage ist schon geschrieben.
Ausdrücklich mit KI werben zum Beispiel Oroox und KeMeta. Oroox nennt seine Preis-Engine „KI-gestützt“, gibt nach eigener Aussage „über 95 % Genauigkeit“ an, verspricht Angebote „in Sekunden“ und bindet ERP und MES per API an (oroox.com).
Bei KeMeta erkennt laut Startseite eine KI Geometrien, Materialien und Bearbeitungsschritte, angenommen werden DXF, STEP, IGES und PDF, heraus kommt ein PDF-Angebot mit Preisaufschlüsselung. Auf der Produktseite beschreibt KeMeta zudem, wie es die Lösung Quotation Factory in bestehende Systemlandschaften einführt (KeMeta-Seite zu Quotation Factory).
Im selben Feld arbeiten PROfirst CALC, das Laser-, Plasma-, Autogen- und Wasserstrahlteile aus DXF, PDF, STEP und weiteren Formaten kalkuliert (profirst-group.com), und costing24 mit dem Versprechen „Modelle einfach kalkulieren“ (costing24.com). Diese Tools rechnen. Ein Agent liest, sortiert und übergibt.
Der Pilot: 50 echte Anfragen, bevor du die Angebotserstellung automatisierst
Starte nicht mit der Integration. Starte mit einem Ordner. Nimm 50 abgeschlossene Anfragen, zu denen du Angebot und Auftragsausgang kennst, und misch bewusst: saubere STEP-Fälle, reine PDF-Zeichnungen, Scans und mindestens eine Baugruppe. Lass den Agenten diese Fälle blind verarbeiten und vergleich Feld für Feld. Erst ein Testset aus echten Fällen, dann skalieren: So steht es auch in unseren Lektionen zu KI-Agenten als digitalen Mitarbeitern.
Plane dafür zwei bis drei Wochen ein. Gegen eine ERP-Schnittstelle ist das ein überschaubarer Aufwand, und er sagt dir, ob sich die Schnittstelle überhaupt lohnt. Die Felder, die der Agent füllen soll, sind klar, und Anfragen kommen jeden Tag. Das ist die Sorte Prozess mit klaren Regeln und hohem Volumen, mit der du laut unserem Beitrag zur KI-Automatisierung im Mittelstand anfangen solltest.
Bevor die erste Kundenzeichnung hochgeladen wird, klär im Pilotvertrag, wo das Modell läuft und ob deine Daten zum Training verwendet werden. Kundenzeichnungen sind fremdes geistiges Eigentum. Leg außerdem fest, wann die Zeichnungen nach Pilotende gelöscht werden, bei dir und beim Anbieter. Weil RFQ-Mails Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern enthalten, brauchst du mit dem Anbieter in aller Regel auch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Die Vorbereitung von Angeboten gehört nach Stand Oktober 2026 nicht zu den Hochrisiko-Anwendungen der KI-Verordnung, deren Pflichten für Anhang III ohnehin erst ab dem 2. Dezember 2027 gelten (digital-strategy.ec.europa.eu). Seit Februar 2025 gilt dagegen Art. 4: Wer den Agenten einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Leute zu unterstützen, die mit ihm arbeiten.
Was der Digital Omnibus sonst verschoben hat und wer in Deutschland zuständig ist, steht im Beitrag zum EU AI Act für den Mittelstand. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Miss vier Dinge:
- Die Trefferquote je Feld: Werkstoff, Dicke, Stückzahl, Termin, Toleranzen getrennt, weil die Fehler dort sehr unterschiedlich verteilt sind.
- Die Quote der korrekt markierten Unsicherheiten, denn ein Agent, der falsche Werte selbstsicher einträgt, ist schlimmer als keiner.
- Die Zeit zwischen Maileingang und kalkulationsfertigem Datensatz.
- Die Fehlerklassen, die übrig bleiben: Stückzahl „2 × 250“ als 2 gelesen, Dicke in Zoll übernommen, obwohl Millimeter gemeint waren, Werkstoff aus dem Mailtext genommen, obwohl das Schriftfeld etwas anderes sagt.
Diese Fehlerklassen zeigen dir, ob du ein Modell-, ein Scan- oder ein Prozessproblem hast.
Was bleibt: Mehr Anfragen kommen rechtzeitig bei der Kalkulation an
Ein KI-Agent im Anfrageeingang macht dein Angebot nicht besser und deinen Preis nicht schärfer. Beides bleibt bei AV und Vertrieb. Was der Agent ändert, ist die Zahl der Anfragen, die überhaupt rechtzeitig dort ankommen.
Wenn du abas, Proalpha, PSIpenta oder SAP B1 im Haus hast und darüber nachdenkst, den Angebotsprozess zu automatisieren, brauchst du für den Anfang weder ein neues ERP noch eine große Plattform. Nimm 50 Anfragen, einen Agenten mit Leserechten und eine AV, die bereit ist, drei Wochen lang Felder zu vergleichen. Danach weißt du, ob dein Betrieb ein Kalkulationstool, einen Agenten oder beides braucht. Vorher weiß es niemand, auch keine Agentur.
