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E-Rechnung, Shop, ERP: Der Fahrplan 2027/2028

Ab dem 01.01.2027 musst du im Inland E-Rechnungen an Unternehmen ausstellen, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab dem 01.01.2028 gilt das für alle. Die Formate sind gelöst. Offen ist in den meisten Häusern etwas anderes: welches System die Rechnung erzeugt. Dieser Fahrplan für den mittelständischen Großhandel ordnet die Fristen ein, hilft dir bei der Entscheidung zwischen ERP und Shop und bringt dich mit 90-Tage-Plan und 10-Punkte-Checkliste in die Umsetzung.

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Das nimmst du mit

  • Fristen und Formate sauber einordnen

    Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, was für EDI bis 31.12.2027 gilt und warum bei hybriden Formaten seit der Pflicht der XML-Teil führend ist.

  • Die Rechnungsquelle festlegen

    ERP, Shop oder Rechnungsservice: drei Modelle im Vergleich und drei Fragen, mit denen du entscheidest, welches System bei dir die Rechnung erzeugt.

  • KI im Innendienst vorbereiten

    Sieben Use-Cases von der Auftragserfassung bis zum Belegabgleich, alle nach demselben Muster: erkennen, gegen ERP-Daten prüfen, freigeben, buchen.

  • Mit Plan und Checkliste umsetzen

    Ein 90-Tage-Plan, die KfW-Förderwege und zehn Prüfpunkte für dein nächstes Projektmeeting. Jedes „Nein“ ist eine Baustelle vor dem Stichtag.

Darum geht's

Die E-Rechnung ist kein Steuerprojekt

Drei Daten stehen fest: Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025, ausstellen ab dem 01.01.2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab dem 01.01.2028 alle. EDI ohne EN-16931-Konformität endet am 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Mit XRechnung und ZUGFeRD sind die Formate gelöst. Die eigentliche Frage ist eine andere: Welches System besitzt die Wahrheit über Auftrag, Preis und Beleg? Erzeugen ERP und Shop beide Rechnungen, hast du ab 2027 zwei Fehlerquellen statt einer.

Dieses Whitepaper ist der Fahrplan für den mittelständischen Großhandel. Es vergleicht drei Modelle (ERP erzeugt und Shop zeigt, Shop erzeugt, Rechnungsservice), zeigt, was Business Central und Shopware heute können, räumt mit dem Leitweg-ID-Mythos im B2B auf und legt Sync-Regeln für Preise, Aufträge, Belege und Stammdaten fest. Sauber gelöst, ist die E-Rechnung zugleich die Datenbasis für sieben KI-Use-Cases im Innendienst, jeweils mit menschlicher Freigabe.

Was dich erwartet

Auf 23 Seiten findest du eine Fristen-Tabelle bis zur ViDA-Stufe 2030, drei Entscheidungsfragen für die richtige Rechnungsquelle, vier Integrationsmuster im Vergleich, sieben KI-Use-Cases mit Freigabelogik, einen 90-Tage-Plan, der das Ausstellen bis zum Stichtag vorzieht, die KfW-Förderwege und eine 10-Punkte-Checkliste „ERP oder Shop“. Jede Zahl mit benannter, datierter Quelle.

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