Lastenheft & Pflichtenheft – Vorlage

Ohne Lastenheft wird jedes Angebot zur Wette

Wer ein Software-Projekt ausschreibt, ohne die Anforderungen sauber zu beschreiben, bekommt Angebote, die nicht vergleichbar sind – und zahlt die Unschärfe später über Change Requests. Das Lastenheft beschreibt, was du brauchst und warum; das Pflichtenheft beantwortet, wie der Dienstleister es umsetzt. Zusammen sind beide Dokumente die Basis für realistische Budgets, belastbare Zeitpläne und eine saubere Abnahme.

Teil A (Lastenheft) führt dich durch alle Kapitel: Ausgangslage, Ziele und Nicht-Ziele, Ist-Prozesse und Systeme, Nutzerrollen, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen mit Muss/Soll/Kann-Priorisierung, Schnittstellen, Datenschutz, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien. Teil B (Pflichtenheft) gibt deinem Dienstleister die Struktur für seine Antwort vor: Lösungskonzept je Anforderung, Architektur, Datenmigration, Meilensteine, Test und Abnahme, Betrieb und SLA, Change Requests. Dazu kommen eine Checkliste vor dem Versand und ein kleines Glossar. Jedes Kapitel enthält Ausfüllhinweise und Beispielzeilen, die dir das Zielniveau zeigen.

Was dich erwartet

Ein ausfüllbares Word-Dokument mit vorbereiteter Anforderungstabelle, Priorisierungs-Spalten und Beispieltexten – geschrieben aus über zehn Jahren Praxis in der Individualsoftware-Entwicklung. Damit sprichst du mit jedem Dienstleister auf Augenhöhe, egal ob du bei uns oder woanders entwickeln lässt.

Was in der Vorlage steht

Die Vorlage ist ein Word-Dokument (.docx) in zwei Teilen plus Anhang. Die Kapitel sind nummeriert, damit du in Angeboten und Abnahmen eindeutig darauf verweisen kannst.

Teil A – Lastenheft (füllst du als Auftraggeber aus):

• A.1 Ausgangslage und Ziele, inklusive Nicht-Ziele
• A.2 Ist-Zustand: Prozesse und Systeme
• A.3 Nutzerrollen und Zielgruppen
• A.4 Funktionale Anforderungen mit Anforderungstabelle und Muss/Soll/Kann-Priorisierung
• A.5 Nicht-funktionale Anforderungen
• A.6 Schnittstellen
• A.7 Datenschutz und Compliance
• A.8 Rahmenbedingungen wie Budgetrahmen und Termin
• A.9 Abnahmekriterien

Teil B – Pflichtenheft (füllt dein Dienstleister aus):

• B.1 Lösungskonzept je Anforderung
• B.2 Systemarchitektur und Technologie-Stack
• B.3 Datenmodell und Datenmigration
• B.4 Umsetzungsplan und Meilensteine
• B.5 Test- und Abnahmeverfahren
• B.6 Betrieb, Wartung und Support (SLA)
• B.7 Änderungsmanagement (Change Requests)
• B.8 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Anhang: eine Checkliste vor dem Versand, ein kleines Glossar und ein Freigabeblock.

So nutzt du die Vorlage

1. Platzhalter ersetzen: Alles in [eckigen Klammern] und alle hellgrün hinterlegten Felder füllst du mit deinen Inhalten. Die grau-kursiven Beispielzeilen zeigen dir das Zielniveau und kommen vor dem Versand raus.
2. Nicht Passendes begründet streichen: Kapitel, die für dein Projekt nicht gelten, streichst du mit einem Satz Begründung, statt sie leer zu lassen.
3. Teil A vor der Ausschreibung abschließen: Das Lastenheft gehört dir als Auftraggeber und geht an alle Anbieter, die du vergleichen willst.
4. Teil B vom Dienstleister ausfüllen lassen: als Teil des Angebots oder direkt nach der Beauftragung. Die Anforderungs-IDs aus Teil A tauchen in Teil B wieder auf, so bleibt nachvollziehbar, wie jede Anforderung umgesetzt wird.
5. Checkliste abhaken und versionieren: Jede Muss-Anforderung braucht ein prüfbares Akzeptanzkriterium, alle Schnittstellen sind erfasst, das Dokument hat eine Versionsnummer.

Lastenheft oder Pflichtenheft: wer schreibt was?

Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was gebraucht wird und warum, und bleibt lösungsneutral. Das Pflichtenheft ist die Antwort des Dienstleisters und beschreibt, wie die Anforderungen umgesetzt werden. Die Vorlage deckt beide Dokumente ab, damit Frage und Antwort dieselbe Struktur haben.

Wie du die Vorlage Kapitel für Kapitel ausfüllst und wie ein fertiges Lastenheft aussieht, zeigt unser Leitfaden Lastenheft & Pflichtenheft schreiben: Vorlage, Inhalt und Beispiel.