Die Fristen
Zwei Pflichten laufen unabhängig voneinander: die Empfangspflicht und die Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht ist die unangenehmere, weil sie ohne Übergangsfrist gilt und bereits seit dem 1. Januar 2025 greift.
Der Schwellenwert von 800.000 Euro steht in § 27 Abs. 38 UStG. Gemeint ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 zählt also das Kalenderjahr 2026. Wer knapp darunter liegt, gewinnt für Umsätze aus 2027 genau ein Jahr.
Wichtig für die Empfangsseite: Das BMF stellt klar, dass ein Unternehmer, der technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, kein Anrecht auf eine Papierrechnung hat. Der Aussteller hat seine Pflichten erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa über ein Sendeprotokoll.
Ausnahmen
Drei Fallgruppen dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Das BMF-Schreiben nennt sie ausdrücklich und verweist dabei auf die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise für die Beförderung von Personen (§ 34 UStDV)
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach der Sonderregelung des § 19 UStG (§ 34a UStDV)
Achtung bei der Symmetrie: Die Ausnahme betrifft nur das Ausstellen. Ein Kleinunternehmer darf weiter Papier schreiben, muss aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Diese Asymmetrie überrascht in Beratungsgesprächen fast jeden Betroffenen.
Gar nicht erst erfasst sind Fälle ohne umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung: Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, FAQ des BMF, Frage 4). Daran ändert auch der 1. Januar 2028 nichts.
Außerhalb der Ausnahmen gilt die Pflicht breit. Sie erfasst auch Gutschriften, Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG sowie Fälle, in denen der Empfänger Kleinunternehmer ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt, etwa ein Wohnungsvermieter.
Übermittlung: kein zentrales Portal, keine Vorgabe
Deutschland hat sich bewusst gegen eine staatliche Plattform entschieden. Zulässig sind laut BMF unter anderem E-Mail, Download über ein Internetportal, EDI, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle und der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort.
Auf welchen Weg und welches Format sich die Parteien einigen, ist ausdrücklich zivilrechtlich zu klären, nicht umsatzsteuerlich. Für den Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich. Das nimmt vielen Projekten unnötige Komplexität.
In größeren Lieferketten setzt sich Peppol als Transportnetz durch, weil es Adressierung und Zustellung standardisiert. Pflicht ist es nicht. Für einen Mittelständler mit dreißig Rechnungskunden ist E-Mail plus Validierung meist die günstigere und robustere Lösung.
Archivierung und GoBD
Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahrst du ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
Eine Entwarnung enthält das BMF-Schreiben trotzdem. Allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems begründet für Zwecke der Umsatzsteuer regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG. Für die übrigen steuerlichen Zwecke verweist das Schreiben auf die GoBD-Grundsätze in ihrer jeweils geltenden Fassung.
Umsetzung in ERP und Shop
Technisch ist die E-Rechnung kein Großprojekt, organisatorisch schon. Der Aufwand liegt selten im Erzeugen des XML, sondern in den Stammdaten. Fehlende Leitweg-IDs, unvollständige Käuferreferenzen und uneinheitliche Steuersatz-Kennzeichen sind die häufigsten Blocker.
Das BMF unterscheidet zwei Fehlerklassen, und der Unterschied ist praxisrelevant. Ein Formatfehler bedeutet, dass die Datei die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht erfüllt. Dann liegt schlicht keine E-Rechnung vor. Ein Geschäftsregelfehler dagegen ist ein Verstoß gegen die fachlichen Prüfregeln des Formats, etwa ein fehlendes Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference".
Daraus folgt eine klare Empfehlung: Validiere jede ausgehende E-Rechnung automatisiert vor dem Versand. Das BMF verweist ausdrücklich auf geeignete Validierungsanwendungen. Ein Validator im Ausgangsprozess kostet wenige Personentage und verhindert Rechnungsläufe, die reihenweise zurückkommen.
Im Zusammenspiel mit dem ERP-System gibt es zwei Muster. Entweder das ERP erzeugt und liest die Formate selbst, was bei aktueller Standardsoftware zunehmend der Fall ist. Oder ein Konverter sitzt als Middleware davor, was bei Altsystemen und gewachsenen Landschaften der pragmatischere Weg ist.
Für Onlineshops kommt der Rechnungsversand hinzu. Verkaufst du B2B, muss die Rechnung ab der jeweiligen Pflichtstufe als E-Rechnung heraus, nicht als PDF im Bestellbestätigungs-Mail. Weil der Eingang außerdem strukturiert ankommt, lohnt sich hier meist gleich die Prozessautomatisierung der Rechnungsprüfung.
Realbeispiel: Der Bund verlangt XRechnung seit 2020
Wer das für neu hält, hat die B2G-Seite verpasst. Nach § 3 Abs. 1 der E-Rechnungsverordnung müssen Rechnungssteller gegenüber Bundesbehörden elektronisch abrechnen. Diese Pflicht ist am 27. November 2020 in Kraft getreten, ausgenommen sind im Wesentlichen Direktaufträge bis 1.000 Euro.
Beispielszenario: Großhändler mit Bundeskunden
Angenommen, ein Großhändler liefert seit Jahren an Bundeseinrichtungen und stellt dafür bereits XRechnungen über ein Verwaltungsportal. Für die B2B-Pflicht ab dem 1. Januar 2027 wäre das Format dann im Kern gelöst.
Offen bliebe in diesem Szenario der Eingang. Kommen die Lieferantenrechnungen bisher als PDF und werden gedruckt, abgezeichnet und gescannt, bricht genau dieser Prozess, sobald die Lieferanten strukturiert liefern. Der Umbau beträfe dann nicht die Fakturierung, sondern die Kreditorenbuchhaltung.
Die Lehre aus diesem Szenario verallgemeinert sich gut. Wer B2G bereits abrechnet, hat die Ausgangsseite meist im Griff und unterschätzt die Eingangsseite. Wer noch nie eine XRechnung gesehen hat, unterschätzt in der Regel die Stammdatenarbeit.
Ausblick: ViDA
Auf EU-Ebene läuft die Reform „VAT in the Digital Age" (ViDA). Nach derzeitigem Stand hat der Rat das Paket im März 2025 angenommen; eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung mit digitaler Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ist für Juli 2030 vorgesehen.
Für die Planung heißt das vor allem eines: Die deutsche Pflicht ist keine Insellösung, die man mit einer Übergangsbastelei aussitzen kann. Wer 2026 oder 2027 auf strukturierte Formate umstellt, baut die Grundlage für den EU-Schritt gleich mit. Solange die nationale Umsetzung nicht vorliegt, bleiben Details offen.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format. Es fehlt der strukturierte, maschinell auswertbare Datensatz. Erst als PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) wird daraus eine E-Rechnung.
Brauche ich die Zustimmung des Empfängers?
Für eine E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer nicht. Das BMF-Schreiben stellt ausdrücklich klar, dass die Ausstellung keine Zustimmung erfordert. Zustimmungspflichtig ist der umgekehrte Fall: eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format, also klassisch das PDF.
Gilt die Pflicht auch gegenüber Privatkunden?
Nein. Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG betrifft Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Im B2C-Geschäft bleibt alles beim Alten. Ein Shop mit gemischtem Kundenstamm braucht deshalb zwei Rechnungswege.
Reicht es, die XML-Datei als PDF auszudrucken und abzulegen?
Nein. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form, acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder ein gerendertes Bild erfüllt diese Anforderung nicht, weil die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht.
Was passiert, wenn eine eingehende E-Rechnung fehlerhaft ist?
Das kommt auf den Fehler an. Bei einem Formatfehler liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, kannst du vom Aussteller eine ordnungsgemäße E-Rechnung verlangen. Der Vorsteuerabzug geht dadurch nicht automatisch verloren: Ist die Rechnung inhaltlich richtig und vollständig, sind die Voraussetzungen dafür nach Auffassung des BMF regelmäßig erfüllt.
Fehlen dagegen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig. Kannst du die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht auf anderem Weg nachweisen, muss der Aussteller sie berichtigen. Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten, etwa ein leeres Feld „BT-10 Buyer reference", sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Eine Validierungsanwendung erkennt Format- und Geschäftsregelfehler, aber nicht jeden Inhaltsfehler, zum Beispiel keinen falschen Steuersatz.
